De aanwezigheid van een notulist is nagenoeg onmisbaar voor belangrijke vergaderingen of bijeenkomsten. Alhoewel het werk op het eerste gezicht simpel lijkt, is het toch van uiterst belang dat het proces goed verloopt. Daarnaast zijn er bepaalde kwaliteitsnormen waar een notuleerservice aan moet doen om echt betrouwbaar te zijn. Wat dit allemaal inhoudt, zal nu aan de orde komen.

De voorbereidingen voor de vergadering

Een notulist moet altijd eerst kijken wat het onderwerp van de vergadering is. Als het een vergadering in persoon betreft, dan kan het beste een laptop worden gebruikt. Toch zijn er nog altijd bedrijven die tot op de dag van vandaag de voorkeur geven aan het gebruik van fysieke documenten, dus schriftelijk notuleren is ook een optie. In het geval van een digitale vergadering kan de notulist natuurlijk gewoon vanuit huis deelnemen via de computer.

 

Tijdens de vergadering

Notulisten doen zelf niet mee aan een vergadering; zo kunnen zij zich puur op het notuleren richten. Snel typen of schrijven is hierbij ook van groot belang, aangezien er in korte tijd veel genoteerd moet worden. Uiteraard is het niet de bedoeling dat een notulist alles woord voor woord opschrijft, want dat zou veel moeite kosten en ook onoverzichtelijke notulen opleveren. Een samenvatting van de belangrijkste punten en beslissingen van een vergadering is wat uiteindelijk van belang is, niet een transcript.

 

Na afloop van de vergadering

Als er aan het einde nog onduidelijkheid is over bepaalde onderwerpen, dan kunnen er nu nog vragen over gesteld worden. Wanneer alles in orde is, kan de notulist een verslag gaan schrijven van de vergadering. Na het schrijven van het verslag is het handig om het eerst door iemand na te laten lezen. Vaak wordt dit gedaan door de voorzitter, zodat het gecontroleerd kan worden op fouten. Als het verslag eindelijk klaar is, kan het worden verstuurd naar alle deelnemers.

 

De vertrouwelijkheid van een notulist

De onderwerpen die tijdens vergaderingen worden besproken, kunnen soms vertrouwelijk zijn. Het zou natuurlijk rampzalig zijn voor een bedrijf als dat soort informatie uitlekt. Daarom is het noodzakelijk dat een notulist altijd onpartijdig is en alles zo getrouw mogelijk noteert. Zo lekt er geen informatie uit en bestaat ook niet de kans dat door de notulist feiten verdraaid worden. Als een notuleerservice beschikt over ISO certificering, dan kan ervan uit worden gegaan dat hun werknemers over dit soort competenties beschikken.